ระบบการจ ดเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 ผ านเว บไซต

Transcription

1

2 1 ระบบการจ ดเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 ผ านเว บไซต องค กรแห งการเร ยนร เป นแนวค ดในการพ ฒนาองค กร โดยเน นการพ ฒนาการเร ยนร ร วมก นของ บ คลากร เพ อให เก ดการถ ายทอด แลกเปล ยนองค ความร ประสบการณ และท กษะการท างาน เพ อน ามาประย คต ใช ในการด าเน นงานให ม ประส ทธ ภาพมากย งข น คณะท างานองค แห งการเร ยนร กปภ.ข.6 จ งเห นควรให พ ฒนา โปรแกรมจ ดเก บเอกสารความร เพ อเป นแหล งรวบรวมความร ในเร องต าง ๆ โดยให พน กงานภายในองค กรม ส วน ร วมในการน าเสนอองค ความร จ ดท าโดย งานประมวลข อม ล กองเทคโนโลย สารสนเทศ กปภ.ข.6

3 2 สารบ ญ เร อง หน าท การใช งานระบบการจ ดเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 ผ านเว บไซต 3 การแสดงเอกสาร 5 ว ธ การเพ มเอกสาร 7 การค นหาเอกสาร 13 การลบเอกสาร 15 การแก ไขรายละเอ ยดเอกสาร 16

4 การใช งานระบบการจ ดเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 ผ านเว บไซต ระบบการจ ดเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 ผ านเว บไซต เข าใช งานโปรแกรม Web browser เข าเว บไซต การประปาส วนภ ม ภาคเขต 6 เล อกองค กร แห งการเร ยนร การประปาส วนภ ม ภาคเขต เว บไชต การประปาส วนภ ม ภาคเขต 6 หน าเว บเพจองค กรแห งการเร ยนร การประปาส วนภ ม ภาคเขต6 เว บเพจองค กรแห งการเร ยนร คล กท แทบเมน เอกสารเพ อเข าใช งานระบบจ ดเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 เล อกเมน เอกสาร

5 พ มพ ช อผ ใช ในช องผ ใช และรห สผ านในช องรห สผ าน แล วกดป มเข าระบบ โดยทางระบบการจ ดเก บ เอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 ได ใช รห สพน กงานเป น เป นช อผ ใช ของพน กงาน และใช รห ส มท. เป นช อ ผ ใช ของหน วยงาน โดยท รห สผ านในการเข าใช งาน ได แจ งเป นหน งส อไปย ง กปภ.สาขา ท กสาขาแล ว เม อเข าใช งานคร งแรกเพ อความปลอดภ ยและความเป นส วนต วให ท าการเปล ยนรห สผ านใหม 4 เว บเพจระบบจ ดเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 ผ ใช (Username) ของระบบองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 พน กงาน ใช รห สพน กงานเป นช อผ ใช โดยผ ใช สามารถเพ มเอกสารองค ความร ของตนเอง และท าการเผยแพร หน วยงาน จะใช รห ส มท. เป นช อผ ใช แต ละหน วยงานจะต องม ผ ร บผ ดชอบในการเพ ม เอกสารของหน วยงานเข าระบบเพ อเผยแพร ภายในหน วยงานหร อองค กร องค ความร (reg6) เป นผ ใช ส าหร บอ านเอกสารองค ความร ไม สามารถเพ มเอกสารได *** Note ผ ใช ท สามารถเพ มเอกสารได ม สองประเภท ผ ใช ท เป นพน กงาน และ หน วยงาน เช น นาย ก. รห ส พน กงาน อย ท กปภ.สาขา ขอนแก นและได ร บมอบหมายให เป นผ ร บผ ดชอบเพ มเอกสารของหน วยงาน กปภ.สาขาขอนแก น นาย ก. จะม ช อผ ใช สองช อค อ รห ส ส าหร บเพ มเอกสารของนาย ก. และ รห ส ส าหร บเพ มเอกสารของ กปภ.สาขาขอนแก น โดยม นาย ก. เป นผ ร บผ ดชอบน าเข าเอกสารของหน วยงาน โดยใช รห ส และหากนาย ก. ต องการอ านเอกสารองค ความร ท เผยแพร ให ใช รห ส reg6 เพ อเข าอ านเอกสาร หน าจอระบบเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 ระบบเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6

6 5 รายละเอ ยดแต ละเมน แทบเมน ระบบเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 เมน Home ส าหร บกล บหน าแรกระบบเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 ค นหา ส าหร บการค นหาเอกสาร ท เผยแพร ผ านองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 เพ มเอกสาร ส าหร บผ ใช รห สพน กงานแต ละคน และ รห สหน วยงานน าเอกสารเข าระบบเก บเอกสาร องค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 ออกจากระบบ จบการท างาน ผ ใช งาน : แก ไขรายละเอ ยดของผ ใช งานและรห สผ าน การแสดงเอกสาร การแสดงเอกสาร ส วนการค นหาเอกสารให เล อกรายการท ต องการค นหา ระบบจะท าการแสดงเอกสารในส วนของท เป นผลการค นหาเอกสาร ผลการค นหาเอกสารแสดงเอกสารท ท าการค นหา ส วนการแสดงผลการค นหา ถ าเป นผ ใช ท เป น องค ความร (reg6) เอกสารจะถ กเร ยงตามล าด บของ เอกสารโดยจะเร ยงจากเอกสารตามว นท น าเข าล าส ด แต ถ าเป น หากใช รห สผ ใช ของรห สพน กงานหร อรห ส หน วยงาน เอกสารจะถ กแสดงเฉพาะเอกสารท รห สพน กงาน หร อรห สหน วยงานเป นเจ าของเอกสาร และจะเร ยง ตามว นท น าเข าเอกสารล าส ดเช นก น

7 6 การแสดงเอกสารองค ความร รห สใช งาน (reg6) ใช รห สพน กงาน หร อ รห สหน วยงาน การแสดงเอกสารเอกสารของผ ใช reg6 การแสดงเอกสารของรห สพน กงาน หร อรห สหน วยงาน

8 ว ธ การเพ มเอกสาร การเพ มเอกสารของระบบเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 สามารถเพ มได โดย ท าการเข าใช งานระบบด วยรห สพน กงานพน กงาน หร อ รห สหน วยงาน แล วคล กท เพ มเอกสาร โดยท การเพ มของเอกสารจะม อย สามล กษณะ ค อ 1. เอกสารหน วยงาน 2. เอกสารหน วยงานท เผยแพร ได 3. เอกสารองค ความร ซ งแต ละล กษณะจะม ว ธ การเพ มเอกสารและการเข าถ ง(อ าน)ต างก น ส ทธ ในการเข าถ ง(อ าน) เอกสารแต ละประเภทของผ ใช ประเภทเอกสาร/ผ ใช รห สพน กงาน รห สหน วยงาน พน กงานใน หน วยงาน 1. เอกสารหน วยงาน 2. เอกสารหน วยงาน ท เผยแพร ได 3. เอกสารองค ความร หน าจอการเพ มเอกสาร รห ส reg6 7 เพ มเอกสาร

9 8 ท เก บ file กดป มเร ยกด แล วเล อกเอกสารท ต องการเพ ม แนะน าให เป นร ปแบบ.pdf ขนาดไฟล จะได เล กลง แนะน าเป ด file โดย LibreOffice หร อ OpenOffice แล ว Save เป น.pdf การเพ มเอกสารให ท าการบ นท กช อไฟล ให ช อไฟล ตรงก บห วเร องหร อช อของเอกสาร กดป มตามภาพท LibreOffice ประเภทเอกสาร เล อกประเภทของเอกสาร ควรเล อกให ตรงก นเน อหาของเอกสารเพ อความสะดวกใน การค นหาเอกสาร ผ แต ง / ท มา แหล งท มา หร อผ ใช แต เอกสาร หน วยงาน เล อกหน วยงานของเอกสาร ส ทธ ในการเข าถ ง ของผ ใช ภายในหน วยงาน เล อก อ านและแสดงไฟล รายละเอ ยด ห วเร องของเอกสาร ความเห น บทน าหร อความเห นท ม ต อเน อหาของเอกสาร ส ทธ ของผ ใช เฉพาะ เพ มเต มส ทธ ในการเข าถ งเฉพาะเจาะจง ป ม ส ง เพ มเอกสารเข าระบบ การเพ มเอกสารในแต ละล กษณะเอกสาร 1. การเพ มเอกสารหน วยงาน เล อกเพ มเอกสาร เล อกเอกสารภายในหน วยงานท ต องการเพ ม แล วกดป ม Open เล อกเอกสารภายในหน วยงาน

10 9 เล อกประเภทของเอกสาร ประเภทเอกสาร บ นท กข อม ลแหล งท มาผ แต ง เล อกหน วยงานของเอกสาร (หน วยงานของผ ใช ) เอกสารของหน วยงาน? เล อกส ทธ การเข าถ ง(อ าน) ของผ ใช ในหน วยงานเป น อ านและแสดงไฟล ให ส ทธ การเข าถ ง ภายในหน วยงาน (กดป มด านหล งข อความ) บ นท กข อม ล รายละเอ ยด และ ความเห น ไม ต อง แก ไขในส วนส ทธ ผ ใช เฉพาะ กดป ม ส ง

11 2. เอกสารหน วยงาน ท เผยแพร ได เล อกเพ มเอกสาร เล อกเอกสารภายในหน วยงานท ต องการเพ ม แล วกดป ม Open ระบบการจ ดเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 ผ านเว บไซต 10 เล อกเอกสารภายในหน วยงาน เล อกประเภทของเอกสาร ประเภทเอกสาร บ นท กข อม ลแหล งท มาผ แต ง เล อกหน วยงานของเอกสาร (หน วยงานของผ ใช ) เอกสารของหน วยงาน?

12 11 เล อกส ทธ การเข าถ ง(อ าน) ของผ ใช ในหน วยงานเป น อ านและแสดงไฟล ให ส ทธ การเข าถ ง ภายในหน วยงาน(กดป มด านหล งข อความ) บ นท กข อม ล รายละเอ ยด และ ความเห น แก ไขในส วนส ทธ ผ ใช เฉพาะเล อก อ าน โดยกดบร เวณ ส เหล ยม แล วท าการค นหาผ ใช ท เป นองค ความร เอกสาร องค ความร ท ช อง filter เล อกผ ใช ท เป นเอกสารองค ความร เล อก ด านหน าช อผ ใช แล วกดบร เวณส เหล ยมอ กคร ง เสร จแล วกดบร เวณน เล อกผ ใช องค ความร จ านวนผ ใช ท เข าถ ง(อ าน) จะเพ มเป น 2 กดป ม ส ง 3. เอกสารองค ความร เล อกเพ มเอกสาร เล อกเอกสาร แล วกดป ม Open

13 ระบบการจ ดเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 ผ านเว บไซต 12 เล อกเอกสารองค ความร ภายในหน วยงาน เล อกประเภทของเอกสาร ประเภทเอกสาร บ นท กข อม ลแหล งท มาผ แต ง เล อกหน วยงานของเอกสาร (หน วยงานของผ ใช ) เล อกเป น องค กรแห งการเร ยนร เอกสารองค กรแห งการเร ยนร

14 13 เล อกส ทธ การเข าถ ง(อ าน) ของผ ใช ในหน วยงานเป น อ านและแสดงไฟล ให ส ทธ การเข าถ ง ภายในหน วยงาน (กดป มด านหล งข อความ) บ นท กข อม ล รายละเอ ยด และ ความเห น ไม ต อง แก ไขในส วนส ทธ ผ ใช เฉพาะ กดป ม ส ง การค นหาเอกสาร การค นหาเอกสาร(หน งส อ)ของระบบจ ดเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 สามารถท าได สอง ว ธ โดย เล อกท การค นหาด านบนของการแสดงเอกสาร การค นหาสามารถค นหาได จาก ผ ใช ท เพ มเอกสาร หน วยงานของเอกสาร ประเภทเอกสาร การค นหาต องเล อกค นหาท งสามช องให ครบ ค อ 1.ห วเร องของการค นหา 2.รายท ต องการค นหา 3.การเร ยงล าด บ เล อกจากเมน ค นหา กดค นหาท เมน ด านบนเพ อเข าหน าจอการค นหา หน าจอการค นหา กดใช เมน ค นหา การค นหาเอกสาร พ มพ ข อความ หร อช อ ท ต องการค นหาลงท ช อง ค าค นหา แล วเล อกห วข อท ต องการค นหาจาก Combo box ค นหา และ เล อก Option แล วกดป ม ค นหา ประโยค ค อ ค นหาข อความท ต องการค นหาเป นประโยคไม แยกเป นค าเวลาม วรรค ต วพ มพ เล กพ มพ ใหญ ม ผล ค อ ภาษาอ งกฤษ A ก บ a แตกต างก นถ าเล อก option น

15 14 หล งจากเล อกรายการท ต องการค นหา รายการเอกสาร(หน งส อ)ท พบจะแสดง เอกสาร(หน งส อ)ท ค นหา การเข าใช งาน(อ าน) และ ดาวน โหลด เอกสาร ผ ใช ต องได ร บส ทธ อ านจากเจ าของเอกสาร ถ งจะสามารถเข าถ ง(อ าน) เอกสารได ในการเข าใช งานอ าน เอกสารเผยแพร ใช ช อผ ใช เป น reg6 และรห สผ านได แจ งให ท กหน วยงานร บทราบแล ว ค นหาเอกสารท ต องการอ าน หน าจอรายละเอ ยดเอกสาร กดท ดาวน โหลดเอกสารไปย งเคร องของผ ใช เล อกเอกสารท ต องการอ าน เพ อแสดงเอกสาร หร อ กดป ม ดาวน โหลดแล ว Save เม อต องการ รายละเอ ยกเอกสาร

16 15 กดเพ ออ านเอกสารผ าน Web browser ถ าไม สามารถอ าน ได จะท าการ ดาวน โหลด ไปท เคร องอ ตโนม ต อ าน หร อ Download เอกสาร Save เอกสาร การลบเอกสารออกจากระบบ การลบเอกสารออกจากระบบผ ใช ต องเป นเจ าของเอกสาร(คนเพ มเอกสาร) หร อได ร บส ทธ จากผ ด แล ระบบให ท าการลบเอกสารได ถ งจะสามารถลบเอกสารได โดยการลบน นให ผ ใช ค นหาเอกสารท จะท าการลบ เล อกท เอกสารท จะลบ คล กเล อกช อไฟล เอกสารท จะท าการลบ จะเข าหน าจอรายละเอ ยดเอกสารแล วกดป ม ลบเอกสารออกจากระบบ เพ อท าการ

17 16 กดลบเพ อลบเอกสาร ระบบจะท าการสอบถามว าต องการลบเอกสารหร อไม กด ตกลง เพ อย นย นในการลบเอกสารออกจาก ระบบ กด ยกเล ก เม อต องการยกเล กการลบเอกสาร ย นย นการลบเอกสาร การแก ไขรายละเอ ยดเอกสาร การแก ไขเอกสารผ ใช จะต องเป นเจ าของเอกสาร(ผ เพ มเอกสาร) หร อได ร บส ทธ จากผ บร หารระบบ โดย การแก ไขรายละเอ ยดของเอกสารให ท าการค นหาเอกสาร ค นหาเอกสารท ต องการอ าน หน าจอรายละเอ ยดเอกสาร กดท เล อกเอกสารท ต องแก ไข เพ อเข าหน าจอการแก ไขเอกสาร

18 17 เล อกเอกสารท ต องการแก ไขรายละเอ ยด หน าจอการแก ไขรายละเอ ยด แก ไขรายละเอ ยด การแก ไขรายละเอ ยดของเอกสารรายละเอ ยดให ศ กษาตามข นตอนการเพ มเอกสาร โดยส วนท เพ มเต ม ส าหร บการแก ไขเอกสาร ค อ สามารถมอบหมายให อ กหน วยงานเข าถ งเอกสารได โดยหน วยงานท ได ร บส ทธ จะม ส ทธ เท าก บ หน วยงานของผ เพ มเอกสาร การมอบหมายส ทธ ป ม ร เซ ต ค นค าเร มต นก อนการแก ไข ** ในการแก ไขรายละเอ ยดเอกสารท กคร งจะต องก าหนดส ทธ ให ก บ ผ ใช (reg6 ถ าเป นเอกสาร เผยแพร ) และหน วยงานใหม ท กคร งท ม การแก ไขรายละเอ ยด

19 18 ระบบการจ ดเก บเอกสารองค กรแห งการเร ยนร กปภ.ข.6 ผ านเว บไซต